Автоматизация системы стратегического управления

Business Studio – эффективное решение для управления изменениями

Успешное развитие бизнеса в век высоких технологий немыслимо без инвестиций в программное обеспечение. Современное ПО позволяет снизить затраты организации на выполнение рутинных операций, повысить качество бизнес-процессов, свести до минимума скорость принятия решений, повысить управляемость организационной структуры. Главный фокус инвестиций в автоматизацию приходится на основной жизненный цикл предприятия, то есть на то, что непосредственно приносит прибыль. Но совершенно очевидно, что успех организации в целом зависит от эффективной и согласованной работы всех систем составляющих организацию, в том числе и эффективности системы управления.

Для того чтобы эффективно управлять системой необходимо описание объекта управления, его структуры и динамики. Требования стандартов ISO стимулируют организацию к описанию существующей в организации системы. Это описание в виде методологических инструкций, содержащих формализованную стратегию и актуализированные бизнес-процессы. Потребность в таком описании и систематизации лежит не только в плоскости сертификации ISO. Это можно назвать одной из базовых потребностей взрослеющей организации.

Итак, для того чтобы эффективно управлять организацией – необходимо прежде всего описать ее как систему. А поскольку успех организации зависит от непрерывных улучшений и инноваций, система должна гибкой, быстро оптимизируемой и настраиваемой. Таким превосходным инструментом является программный продукт Business Studio, который позволяет руководителю, специалисту по качеству или бизнес-аналитику описывать систему предприятия, оптимизировать ее, автоматизировать создание регламентирующих документов, осуществлять контроль за реализацией целей и оценивать эффективность бизнес-процессов.

Business Studio - это инструмент визуального бизнес-моделирования, позволяющий создавать модели бизнес-процессов, процедуры управления, информационные и материальные потоки, организационные структуры. Система создана на основе тщательного изучения и анализа существующих зарубежных и отечественных продуктов и, главное, учитывает реальный опыт специалистов, занимающихся реорганизацией деятельности предприятий.

Консалтинговая Группа BI TO BE является официальным дилером Business Studio - системы визуального бизнес-моделирования.

Разработчиком системы Business Studio является компания "Современные технологии управления" (г. Самара), с которой был заключен партнерский договор.

Мы обладаем статусом учебного центра по проведению обучающего курса: "Проектирование системы управления компании в Business Studio"

Цикл разработки системы управления

1. Формализация и контроль выполнения стратегии (BSC, KPI)

В основе лежит методика построения системы сбалансированных показателей, предложенная Нортоном и Капланом.

Сбалансированная система показателей дополняет систему финансовых параметров уже свершившегося прошлого, а также:

  • Указывает, откуда берется рост доходов;
  • Указывает, какие клиенты его обеспечивают и почему;
  • Выявляет те ключевые бизнес-процессы, на усовершенствовании которых должна сосредоточиться компания, чтобы как можно лучше донести свое уникальное предложение до потребителя;
  • Помогает направить инвестиции и сориентировать в этом направлении работу с персоналом, развитие внутренних систем компании, корпоративной культуры и климата.

Таким образом, любая модель разработки стратегии может претендовать на полноту только в том случае, если в ней содержатся ответы на вопросы, касающиеся разных сфер деятельности компании. При формулировании стратегии на основе ССП деятельность компании рассматривается в рамках четырех перспектив:

  • Финансы;
  • Клиенты;
  • Внутренние бизнес-процессы;
  • Обучение и развитие.

Сбалансированная система показателей

Результаты, достигаемые при использовании функций ССП в Business Studio:

  • Формализация целей организации на разных уровнях;
  • Выявление причинно-следственных связей;
  • Построение стратегических карт;
  • Привязка измеримых показателей к целям организации;
  • Закрепление ответственных за показатели лиц;
  • Автоматизированная система сбора показателей;
  • Использование формул для интегральных показателей;
  • Настраиваемые отчеты по целям и показателям.

2. Описание бизнес-процессов:

Business Studio позволяет создавать графические модели бизнес-процессов с помощью диаграмм, выполненных в той или иной нотации моделирования. Поддерживается четыре типа нотаций графического моделирования – IDEF0, Процесс и Процедура, EPC. Для создания модели бизнес-процессов можно использовать любую из этих нотаций или их комбинации.

Группы процессов проектирования

Результаты, достигаемые при использовании функций описания бизнес-процессов в Business Studio:

  • Распределение функций между подразделениями и персоналом;
  • Стандартизация функций;
  • Упорядочивание и стандартизация документооборота;
  • Получение предсказуемого результата работы;
  • Объективная потребность в ресурсах для выполнения функций;
  • Делегирование функций и распределение функций;
  • Оптимизация бизнес-процессов с помощью имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа.

3. Создание и оптимизация организационной структуры организации в Business Studio

В зависимости от требования собственника, с учетом фазы развития бизнес-системы и иных особенностей, включая удобство управления, нужно задаться той или иной организационной моделью управления: выполнить «привязку» или, другими словами, определить соответствие между работами (блоками работ) и исполнителями. Так мы выполним организационную свертку – определим, кто выполняет данную работу.

Полученная в Business Studio после декомпозиции модель проецируется на плоскость различных аспектов управления:

  • Организационная и процессная структуры в совокупности образуют системы процедур и регламентов, описывающих взаимодействие подразделений;
  • Система показателей определяет составляющие учетной системы компании и системы контроллинга;
  • На основании учетной системы и процессной структуры (структура потоков работ) формируется система документооборота и отчетности;
  • Сведение всех подсистем в разрезе рабочих мест определяет требования к профессиональному составу персонала, должностные права, полномочия и ответственность работников;
  • Процессная и организационная структуры при совмещении со спецификацией целей и структурой затрат образуют базу системы управления затратами – планово-бюджетной системы.

Проектирование организационной структуры

При проектировании организационной структуры Business Studio позволяет:

  • Сформировать иерархическую организационную структуру;
  • Построить организационные диаграммы для организации и отдельных подразделений;
  • Провести расчет необходимого количества сотрудников;
  • Хранить всю информации по функционалу и взаимодействию подразделений и сотрудников;
  • Оптимизировать организационную структуру исходя из загрузки персонала (подразделений) в бизнес-процессах организации (функционально-стоимостной анализ);
  • Автоматически обновлять должностные инструкции и положения о подразделениях;
  • Легко изменять формы должностных инструкций и положений о подразделений;
  • Визуализировать организационную структуру;
  • Формировать штатное расписание.

4. Формирование и доведение регламентирующей документации:

Business Studio имеет возможность автоматического формирования отчетов, на основе данных введенных в систему: целей и показателей, бизнес-процессов, субъектов управления. В результате могут быть сгенерированы такие документы как:

  • Регламенты процессов и процедур;
  • Должностные инструкции;
  • Положения о подразделениях.

Связи основных классов, наиболее часто используемые при построении отчетов:

Связи основных классов, наиболее часто используемые при построении отчетов